1. Contexte

LE COIN ALPHA est un groupe communautaire qui actualise sa mission avec l’approche de l’alphabétisation populaire pour des personnes analphabètes ou peu alphabétisées.  Le coin Alpha est un organisme à but non lucratif qui dessert le territoire de la MRC de la Rivière-du-Nord.   Il est un milieu de vie et où les apprentissages se vivent dans le contexte d’une approche globale et conscientisante.  

 

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Le Coin Alpha les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Le Coin Alpha traite leurs renseignements personnels.

2. Application et définitions générales

Cette politique s’applique à Le Coin Alpha ce qui inclut notamment ses dirigeants, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Le Coin Alpha.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Le Coin Alpha que ce soient les renseignements de ses membres, potentiels, actuels ou passés ainsi que toute personne ou organisme qui fait des affaires avec Le Coin Alpha

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’atteinte raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, de son numéro d’assurance sociale, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, telles que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, Le Coin Alpha peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignements que Le Coin Alpha pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.

Le Coin Alpha informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, des fins pour lesquelles ils sont collectés tel que requis par la loi.

Le Coin Alpha applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement et communication :

• De façon générale, Le Coin Alpha collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement et sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

• Normalement, Le Coin Alpha doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de les communiquer à des tiers (ex : MEQ. Services Québec…).

Collecte :

• Dans tous les cas, Le Coin Alpha ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif et sa mission.

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Détention et utilisation :

• Le Coin Alpha veille à ce que les renseignements qu’il détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

•  Le Coin Alpha ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte.

• Accès limité. Le Coin Alpha met en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Le Coin Alpha conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales et offrir le service à nos membres.

Le Coin Alpha supprime les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si un membre nous indique qu’il cesse de participer définitivement à nos activités. Un membre peut en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Le Coin Alpha s’assurera que soit:

1. Anonymisés (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

2. Détruits (la destruction de renseignements par Le Coin Alpha est faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements).

5. Responsabilités de Le Coin Alpha

De manière générale, Le Coin Alpha est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Le Coin Alpha est Joanie Deschênes, directrice générale. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de cette responsable, Dominique Lebel Grosset, présidente du conseil d’administration, assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les employés ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

En cas d’incident impliquant la confidentialité d’un renseignement personnel, on doit signaler les incidents aux personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information (CAI).

6. Sécurité des données

Le Coin Alpha s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’il gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements.

Le Coin Alpha doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière que seuls les membres qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

Base de données :

Utilisation de Microsoft Office sur des ordinateurs personnels :

Le Coin Alpha demande aux personnes qui utilisent des ordinateurs pour colliger des renseignements personnels de gérer les accès à son compte régulièrement, et d’utiliser des mots de passe conformes aux exigences de sécurité. De plus Le Coin Alpha exige que ses employés ne divulguent leur mot de passe à personne, demande de maintenir un logiciel antivirus à jour sur les postes informatiques des utilisateurs qui auraient accès aux renseignements personnels.

7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Le Coin Alpha, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Le Coin Alpha et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à Le Coin Alpha quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes de Le Coin Alpha qui y ont accès et leur durée de conservation.

8. Processus de traitement des plaintes 

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Le Coin Alpha doit le faire par écrit en s’adressant à la responsable de la protection des renseignements personnels de Le Coin Alpha, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Le Coin Alpha . Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, la responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’elle juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

Le Coin Alpha s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par la responsable de la protection des renseignements personnels de Le Coin Alpha  pour pouvoir la traiter, cette dernière doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Le Coin Alpha est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Le Coin Alpha doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, Le Coin Alpha invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à sa responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Le Coin Alpha.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de Le Coin Alpha, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels :

​

Direction@lecoinalpha.ca

450-436-2099
 

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec la responsable par courriel.